Nội dung
Phân loại dữ liệu là một bước quan trọng trong quá trình bảo mật thông tin của bất cứ doanh nghiệp nào. Hoạt động này đặc biệt cần thiết nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu khối dữ liệu khổng lồ. Trong bài viết này, SecurityBox sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích của việc phân loại dữ liệu và cách thức triển khai hiệu quả.
1. Phân loại dữ liệu là gì?
Phân loại dữ liệu là quá trình tổ chức và sắp xếp dữ liệu thành các nhóm dựa trên những tiêu chí khác nhau. Các cấp độ thường được sử dụng trong phân loại dữ liệu bao gồm: công khai, nội bộ và bí mật.
2. Lợi ích của việc phân loại dữ liệu
Phân loại dữ liệu giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ khối dữ liệu mình sở hữu và vị trí của dữ liệu đó. Ngoài ra, hoạt động này còn mang đến những lợi ích sau:
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân quyền sử dụng dữ liệu cho đúng nhân viên.
- Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh việc mất thời gian cho việc tìm kiếm dữ liệu.
- Cho phép doanh nghiệp đánh giá được mức độ ảnh hưởng lên dữ liệu trong trường hợp xảy ra vi phạm dữ liệu.
- Giảm chi phí lưu trữ dữ liệu bằng cách loại bỏ các dữ liệu không còn giá trị.
3. Cách phân loại dữ liệu thường gặp
Thông thường, dữ liệu thường được chia thành ba loại dưới đây:
- Dữ liệu công khai. Đây là dữ liệu doanh nghiệp có thể tiết lộ công khai ra ngoài. Ví dụ: thông tin liên hệ của doanh nghiệp, các bài viết chia sẻ kiến thức trên blog.
- Dữ liệu nội bộ. Đây là dữ liệu có yêu cầu bảo mật thấp nhưng không đồng nghĩa với việc tiết lộ công khai. Ví dụ như tài liệu nghiên cứu thị trường của team marketing.
- Dữ liệu bí mật. Đây là loại dữ liệu nội bộ đặc biệt nhạy cảm. Nếu dữ liệu này bị phát tán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về mặt tài chính hoặc pháp lý. Dữ liệu bí mật yêu cầu doanh nghiệp phải luôn bảo vệ nghiêm ngặt.
4. Quy trình phân loại dữ liệu
Doanh nghiệp có thể áp dụng bốn bước dưới đây để phân loại dữ liệu hiệu quả.
Bước 1: Thiết lập chính sách phân loại dữ liệu. Chính sách này cần rõ ràng, ngắn gọn và được phổ biến đến tất cả các phòng ban. Nội dung chính sách nên có các nội dung sau: mục tiêu, quy trình làm việc, sơ đồ phân loại dữ liệu và chủ sở hữu dữ liệu.
Bước 2: Xác định dữ liệu cần phân loại. Các dữ liệu cần phân loại phải là các dữ liệu còn giá trị sử dụng với doanh nghiệp. Dữ liệu trùng lặp, quá cũ hay không còn giá trị nên loại bỏ trước khi phân loại để đỡ tốn thời gian và công sức.
Bước 3: Phân loại dữ liệu. Doanh nghiệp có thể phân loại dữ liệu thành các hạng mục: công khai, nội bộ, bí mật như đã nói ở trên. Sau đó, ở từng hạng mục, doanh nghiệp có thể chia thành các mục chi tiết hơn tùy theo tiêu chí của mình.
Bước 5: Đào tạo nhân viên cách sử dụng và bảo vệ dữ liệu chung. Đào
Phân loại dữ liệu là bước đầu để doanh nghiệp thiết lập hàng rào bảo mật cho dữ liệu của mình. Nếu đã hoàn thành xong bước này, doanh nghiệp hãy tiếp tục tìm hiểu giải pháp bảo mật dữ liệu để hạn chế rủi ro bị thất thoát dữ liệu trong tương lai.